Hace ya bastante tiempo que raro es el día en el que no me piden por e-mail o por teléfono alguna copia de una escritura.

Básicamente la reflexión es que un correo electrónico es un medio de comunicación fantástico, mas ni es el único, ni necesariamente el más adecuado, y desde luego no cabe confundir el e-mail con otras formas de comunicación digital.

Aunque sea brevemente, no entiendo la manía que muchos tienen de confundir un e-mail con whatsapp; y muchos no comprenden, que mi e-mail profesional es público, por lo que cualquiera puede enviarme un e-mail, quiera yo o no; más ni estoy obligado a responder a un e-mail, ni mucho menos en tiempo real.

¿Se puede pedir una copia de una escritura desde otra localidad?

Hace mucho que los notarios dejamos de ser esos señores vestidos de levita negra, con manguitos, pluma y olor a rancio, que tras unas antiparras hablaban una jerga ininteligible.

De hecho ya en el año 1999 contábamos con firma electrónica, de hecho creo que fuimos los primeros en disponer y usar la firma electrónica.

Precisamente una de las primeras utilidades de esa firma electrónica fue el permitir que los notarios pudieran enviar y recibir de forma segura copias de escrituras.

No voy a ser yo quien elogie los avances digitales del Notariado, pues a mi juicio son mera punta de lanza de todo lo que habría que hacer; sin embargo hay que reconocer que hemos sido pioneros en el tema, y que las bases de la actuación del notariado en temas tecnológicos son:

  1. Firma electrónica.
  2. Red privada virtual.

 

¿Cómo pido una copia de una escritura desde mi localidad sin tener que desplazarme a la localidad en la que está la notaría?

  • Acude a la Notaría más cercana con tu DNI y exponiendo los motivos por los que quieres esa copia (o dicho de otra manera formulando la solicitud en la notaría más cercana, con los mismos requisitos que si te hubieras desplazado a la otra localidad en la que se encuentra la escritura).
  • Es recomendable que hagas la solicitud por escrito.
  • El notario legitima tu firma (el coste de una legitimación es 6,01 € más IVA).
  • Debes especificar si quieres una copia autorizada o simple.
  • El notario remite una comunicación telemática a su compañero, que le remite la copia (el coste es el mismo que el de cualquier copia autorizada o simple)
  • La copia hay que remitirla en el plazo más breve posible.
  • Una vez recibida el Notario al que te dirigiste, la imprime a papel y te la entrega.
  • Es el Notario al que te diriges al que le tienes que pagar, y él se encarga de pagar al compañero, teniendo derecho a pedirte provisión de fondos para poder pagar a ese compañero.

 

Tienes que tener en cuenta que el artículo 224.1 del Reglamento Notarial dispone:

Además de cada uno de los otorgantes, según el artículo 17 de la Ley, tienen derecho a obtener copia, en cualquier tiempo, todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura o póliza incorporada al protocolo algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, y quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento.

Hay más normas (como la que restringe la posibilidad de obtener copias de un poder) que regulan la expedición de copias, aunque la regla general es la que te he expuesto.

Sin embargo todas ellas obedecen a un principio básico, y es que el protocolo notarial es secreto (art 274 Reglamento Notarial) que siglos antes de que existiera la Ley Orgánica de Protección de Datos, o el Reglamento Europeo de protección de datos, se preocupa de la privacidad del ciudadano.

Te puede parecer absurdo, más piensa que es muy importante:

  1. Comprobar que tu eres tu, y que nadie está suplantando tu identidad tratando de recabar información tuya.
  2. Que la copia circule por una red privada segura, y por tanto ajena a posibles ataques desde el exterior (os sorprenderá, pero los crackers no suelen atacar a empresas, pues saben que suelen adoptar medidas de seguridad, y es más sencillo y cómodo atacar a sus proveedores -por ejemplo, sus abogados-).

 

Por supuesto que siempre tienes la opción de pedir la copia por carta con firma legitimada notarialmente; te recuerdo dos artículos des Reglamento Notarial sobre copias, que son especialmente importantes:

Artículo 229.- Todo el que solicite copia de algún acta o escritura a nombre de quien pueda legalmente obtenerla, acreditará ante el Notario que haya de expedirla el derecho o la representación legal o voluntaria que para ello ostente.

Artículo 230.-  Podrá pedirse copia por carta u otra comunicación dirigida al notario, y si a éste consta la autenticidad de la solicitud o aparece la firma legitimada y, en su caso, legalizada, expedirá la copia para entregarla a la persona designada o remitirla por correo y certificada al solicitante, sin responsabilidad por la remisión.

¿Puedo pedir copia de una escritura desde mi e-mail?

La respuesta es no.

Sin embargo no estamos ante un capricho del notario, pues el único objetivo de la norma es protegerte.

Creo que eres más que consciente de lo fácil que es abrir una cuenta de gmail o de hotmail, y si no hubiera medidas de seguridad, cualquiera podría acceder a tu información.

Mejor no hablamos de que es inútil que adjuntes una fotocopia de tu DNI, pues creo que a estas alturas de temporada eres más que consciente de lo fácil que es escanear o fotocopiar tu DNI (por no decir lo poco seguro que es el actual DNI 3.0).

¿Debería poder remitirse copia electrónica por correo electrónico?

De hecho ya se puede, pues el tema lo aborda el artículo 110 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social, que cuenta con tres párrafos, aunque nosotros distinguiremos dos, según la copia se remita a una administración pública o un particular

Remisión de copia de escritura a la administración

Mediante el uso de la firma electrónica regulada en esta disposición podrán remitirse documentos públicos notariales, comunicaciones, partes, declaraciones y autoliquidaciones tributarias, solicitudes o certificaciones por vía electrónica por parte de un notario o registrador de la propiedad, mercantil o de bienes muebles dirigidas a otro notario o registrador, a las Administraciones públicas o a cualquier órgano jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

A mi juicio la redacción de la norma es defectuosa, pues no es bastante con el uso de una firma electrónica, sino que deja sin regular cual es el cauce por el que debe de ser usada esa firma electrónica; o lo que es lo mismo, si puede la solicitud ser remitida y contestada desde cualquier gestor de e-mail. o si necesariamente ha de usarse la plataforma de comunicación que tiene el Consejo General del Notariado en Ancert.

La respuesta, ante la falta de norma, es que para remitir una copia electrónica a la administración pública basta con usar la firma electrónica y no es necesario requisito adicional alguno (lo cual a mi juicio es un grave error de seguridad)

Remisión de copia de escritura a un particular

Por el mismo medio seguro podrán remitirse copias simples electrónicas a las entidades y personas interesadas cuando su identidad e interés legítimo le consten al notario; de la misma forma podrán remitirse por los registradores de la propiedad y mercantiles notas simples informativas. El receptor podrá, por el mismo medio, enviar al remitente acuse de recibo y, en su caso, dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones administrativas o tributarias.

La firma electrónica avanzada también podrá ser empleada por notarios y registradores para el envío de documentos e informaciones a los particulares con el valor, efectos y requisitos que reglamentariamente se determinen.

Por tanto y siempre que se use firma electrónica cualificada, un particular puede pedir por e-mail la copia de una escritura.

Sin embargo el problema es que dieciséis años después de esta ley, sigue faltando el desarrollo reglamentario  (lo mismo que tampoco en lo relativo a la consulta de los libros registrales o depósito notarial de archivos informáticos)

¿Cómo ha de ser ese desarrollo reglamentario del envío de copias por e-mail a particulares?

A mi juicio, es importante que se tengan en cuenta los principios de seguridad en la información y seguridad informática de los que ya he hablado en este blog.

En realidad no creo que los requisitos para el envío de una copia de una escritura deban de ser distintos según se trate de un organismo público o un particular; más bien lo que hay que plantear son cauces diferentes de comunicación.

  1. Tratándose de administraciones públicas, es necesario partir de la seguridad de sus redes informáticas, si bien para una mayor seguridad en la comunicación, lo lógico es que esas redes se conecten a la red privada notarial (pues habiendo un único punto de entrada y salida de la información hay mayor seguridad de que la información no llegue a manos indebidas)
  2. Tratándose de empresas y particulares, pedir que cuenten con redes de comunicación es absurdo, más si sería recomendable descartar la posibilidad de permitir una solicitud desde cualquier tipo de correo electrónico (es obvio que por ejemplo gmail o hotmail están en Estados Unidos, y que la comunicación implicaría una transferencia internacional de datos).

 

Por ello, no veo descabellado que el Notariado  ofrezca al ciudadano una dirección de e-mail segura, y que incluso esta dirección pueda ser usada para otros fines (como relaciones seguras con la administración pública o con otros particulares).

En definitiva, y aunque ello suponga la necesidad de escribir otro post, si apuesto por el notariado como un importante elemento de la e-ciudadanía, y de la e-democracia (aunque para ello hace falta voluntad, tanto desde los poderes públicos, como desde los organismos rectores del notariado)

 

PD.- Sobre el mismo tema, aunque con otra visión escribe también mi compañero Justito el Notario aquí.