Me confieso fan de la serie británica Black Mirror; es una serie de muy pocos capítulos, en los que se plantean interesantes cuestiones de tecnología.
Ningún capítulo tiene nada que ver con el otro, y todos están ambientados en la sociedad actual (salvo uno) en todos se habla de un futuro tecnológico más o menos posible.
En uno de ellos se plantean qué sucedería si nos insertaran en el cuerpo un microchip, que accediera a nuestros sentidos y almacenara todo lo que vemos y oimos, pudiendo por tanto refrescar siempre nuestra memoria, o compartir nuestras vivencias con nuestros amigos.
En principio el capítulo es divertido, pues no deja de ser interesante poder compartir tu vida con tus amigos; si bien ya al comienzo, hay una escena que inquieta y es que a una persona le han robado su memoria y se encuentra feliz por no tener ya el dispositivo.
No os engaño, pero al final, se plantea el problema de si verdaderamente es bueno poder analizar una y otra vez nuestra vida, dado que puede que descubramos detalles que nos habían pasado desaparcibidos, y que quizá sea mejor no tener tanta memoria.
Tengo pendiente no uno, sino varios posts sobre depósitos notariales (en concreto cómo se regula el depósito ante notario en la nueva reforma de la ley de jurisdicción voluntaria, y algunos depósitos notariales de cuestiones relaiconadas con la tecnología -por ejemplo depositar notarialmente un programa informático, o incluso depositar ante notario el código genético- creed que son cuestiones reales que se están planteando hoy en día en mi despacho-).
Hoy sólo se trata de usar un #Retoblog, y con la excusa de cualquier serie o película, intentar explicar el mundo del derecho y nuestros oficios
¿Y qué tiene que ver un notario con la memoria?
En la serie que comentamos, un dispositivo guarda en nuestro propio cuerpo nuestra historia y vivencias.
Me gustaría hablaros de lo que se llama protocolo notarial, pues cada vez que acudes al Notario y firmas un documento, ese documento queda guardado.
Tienes que tener en cuenta que cuando vas al notario firmas documentos que van a afectar mucho a tu vida, y de hecho en ellos se reflejan actos que tienen especial importancia en esa vida:
- Cuando haces testamento te planteas que pasará cuando tu mueras.
- Cuando compras una casa estás organizando tu hogar.
- Cuando te casas o divorcias ante notario inicias una vida con otra persona, o pones fin a una mala decisión.
- Cuando das un poder confías tus asuntos a otra persona.
¿Crees que es bueno que cualquiera pueda acceder fácilmente a esa información?
Es tu intimidad, son tus datos, y es tu vida, y por tanto no es bueno que cualquiera puede acceder a esa información (igual que en la serie se plantea qué pasa si te roban tu memoria).
Lo primero que quizá debería de contartes es que el Notario nunca entrega los originales de la escritura, sino copias de la misma (lo que normalmente se llama «original de la escritura») es una copia autorizada, ello por dos motivos:
- Porque se evitan problemas derivados de la pérdida de la escritura, dado que siempre el notario te puede dar otra copia autorizada (por cierto puedes pedirla en cualquier notaría)
- Porque si se impugna la copia, siempre puede cotejarse con el original y es el original el que conserva siempre el Notario.
¿Cómo conserva el Notario los originales de la escritura?
Obviamente no tenemos gránulos ni dispositivos de ese estilo.
Cada año la primera escritura que autoriza el notario tiene el número uno, y las siguientes se van numerando por riguroso orden de autorización.
Terminado el año, se encuaderna todo, y se conserva en la Notaría durante 25 años, pasados los cuales se mandan al archivo del distrito, durante 75 años más, y a los 100 años se guardan en el archivo histórico (donde ya si es permitido el acceso con fines de investigación histórica o científica).
La forma de encuadernación está rigurosamente reglamentada (hasta el punto de que está regulado el margen izquierdo que ha de tener la escritura, con el objeto de que luego puedan ser encuadernadas).
Independientemente de la conservación de los documentos, los Notarios también tenemos los archivos informáticos con los que hemos redactado dichos documentos, y hacemos unos índices de los que luego hablaremos.
¿Qué es el secreto del protocolo?
En la serie, los amigos comparten sus historias y vivencias, es más: hay una escena en la que se le exhiben dichas vivencias al personal del servicio doméstico, pidiendo opinión sobre ciertos hechos, y generando una situación incómoda.
El protocolo notarial es secreto, y como os he comentado sólo quien otorga la escritiura o quien acredita un interés legítimo puede pedir copia (y el concepto de interés legítimo se mira restrictivamente).
Es tu vida, son tus datos, y es tu privacidad, si quieres que todos la conozcan, eres tu quien puede revelarla a terceros, e incluso inscribirla en un Registro como el de la Propiedad o Mercantil.
Pero el notario no sólo tiene secreto profesional, es también funcionario público; si facilita información a terceros indebidamente, comete un delito de revelacíon de secretos agravado por el artículo 198 del Código Penal.
¿Hay excepciones al secreto del protocolo?
Igual que en la serie se comparten vivencias con los amigos, se plantea el problema de compartir vivencias con la pareja (pues es evidente que el grado de intimidad es diferente).
El Notario no revela el protocolo a tus familiares y amigos, sin embargo es funcionario público, es por eso que:
- Informa quincenalmente a hacienda de las operaciones que realiza que tienen trascendencia tributaria.
- Facilita a la autoridad judicial y a la hacienda pública las copias que reclame.
- Examina y denunica operaciones sospechosas de blanqueo de capitales.
Por supuesto es tu intimidad, pero recuerda que el Notario es un funcionario público, que contribuye eficazmente a preservar la privacidad de las personas, más proteger la privacidad, no implica amparar la impunidad.
¿No puedo ver nunca el original de la escrirtura?
Aún recuerdo a un señor de muy mala memoria que quería que le exhibiera una escritura, porque no recordaba haberla firmado, y quería ver su firma.
El tema lo regula el artículo 282 del Reglamento Notarial
Cuando con arreglo al artículo 32 de la Ley proceda que el Notario deje examinar por las partes interesadas con derechos adquiridos, sus herederos o causahabientes, un instrumento contenido en el protocolo, cuidará bajo su más estrecha responsabilidad, que la lectura se limite al documento en que tengan aquéllos interés y que no pueda sufrir el protocolo el menor daño o deterioro, y a tales efectos, el Notario buscará personalmente la escritura señalada y la pondrá de manifiesto a los interesados, no consintiendo se saquen notas o extractos de ella ni que sea hojeado el protocolo, sino en cuanto sea indispensable para la lectura de la matriz de que se trate, debiendo verificarse la exhibición ante dos testigos y extendiéndose de ella la oportuna acta.
Ni que decir tiene que en cuanto a dicho señor le planteé que había que hacer un acta (con un coste) en presencia de dos testigos, indicando el motivo de la exhibición, y que si tras la exhibición resultaba que estaba su firma, tenía que comprender que estaba imputando a compañero un delito de falsedad, y que yo inmediatamente oficiaría a fiscalía.
Fue comentar el tema, y sorprendentemente sufrir el serñor una recuperacíon de memoria, y desistir de esa exhibición
¿Cómo puedo encontrar la escritura que firmó un notario fallecido o jubilado?
Uno de los problemas que plantea el capítulo es el lugar en el que se almacena la información.
El protocolo no es del Notario, es de dominio público, y lo custodia siempre el sucesor de la notaría.
Si tienes dudas de cómo encontrar quien conserva una escritura autorizada por un notario en una fecha determinada, en este enlace puedes encontrar el responsable del mismo (mira a la derecha de la pantalla).
Tranquilo porque el Notario no puede destruir esa información (como sucede en la serie) pues sería un delito, y además hay formas de reconstruir el protocolo destruido.
¿Y si no recuerdo la fecha de la escritura?
Si se trata de un bien inmueble, e inscribiste la escritura, con una nota simple sabrás ante que notario y cuando se firmó la escritura.
Lo mismo sucede si la escritura contiene actos relativos a una sociedad (salvo la venta de participaciones sociales) pues basta pedir informaicón al Registro Mercantil.
En los testamentos, con el certificado del Registro General de Actos de última voluntad, puedes saber cuando se hizo el testamento y pedir la copia.
Si se trata de personas difuntas, cabe levantar un acta notarial en la que el Notario usando los aplicativos informáticos del Consejo General del Notariado, puede buscar la actividad del difunto (sólo desde el año 2006, y sería recomendable que incluso alguien vivo pudiera ver su propia actividad -aunque esa opción aún no existe-)
¿Puedo pedir por e mail la copia de la escritura?
Puedes pedirla a través de otro notario, pero ten en cuenta que el problema del mail es que no cabe acreditar la identidad del remitente, y que no es un cauce seguro para facilitar dicha información.
Este post es mi respuesta al #Retoblog lanzado por el letrado Don Jorge García Herrero @jgarciaherrero, en el que nos reta a los juristas a explicar el derecho usando series y películas.
Otros post publicados en ese retoblog
- El extraño divorcio de Geroge y Mildred…………………………María Jesús Montero Gandía
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- Harry Potter y sus hechizos para cumplir la LOPD…………..Iurisfriki
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- Estamos aquí para aclarar un par de conceptos señorita……………………………Borja Adsuara
Saludos
Has comentado en la entrada que si se pierde el protocolo se reconstruye, ¿Cómo se hace esto?, ¿Tirando de archivos informáticos y llamando a todos los interesados para que presenten las copias autorizadas? Porque lo cierto es que siempre me he preguntado qué pasa si hay un incendio en la Notaría o en un Registro, porque se perdería todo irremediablemente y sería un problema curioso.
Hola Telmo.
Aformtunadamente no tengo experiencia en el tema, pero el Reglamento Notarial regula esa reconstrucción detenidamente en el artículo 280 del Reglamento Notarial, que te copio y pego:
Artículo 280
La reconstitución de protocolos notariales deteriorados o destruidos total o parcialmente se ajustará a las siguientes normas:
1.ª El Notario titular y el Delegado de la Junta directiva del Colegio Notarial practicarán una visita extraordinaria a la Notaría y levantarán un acta, haciendo constar:
a) Las circunstancias y extensión del siniestro, en su caso, y daños causados.
b) El número de protocolos o de instrumentos, en su caso, y de libros inutilizados, consignando el mayor número posible de circunstancias y detalles necesarios para que pueda llegarse al conocimiento exacto de cuáles son los documentos o libros deteriorados o inutilizados. En el caso de ser pocos los documentos destruidos, deberá especificarse el número y clase de éstos, y en otro caso, bastará referirse al contenido de los índices. Del acta se remitirá una copia autorizada por ambos Notarios al Colegio Notarial, y la Junta directiva de éste adoptará las medidas de publicidad que estime necesarias para que la destrucción o deterioro de protocolos llegue a conocimiento de los interesados para que éstos puedan incoar el oportuno expediente.
2.ª Los documentos que se hayan salvado deberán encuadernarse aun cuando falten algunos de numeración intermedia, interpolándose, en tal caso, en sustitución de los que falten, una hoja, en la que se hará constar que tales números intermedios desaparecieron o se inutilizaron, haciéndose referencia al acta en que así se acredite. Tal hoja se colocará en el lugar correspondiente al número o números inutilizados, y podrá emplearse una sola hoja para varios números o instrumentos, si éstos fuesen correlativos. En la misma se hará constar por nota suscrita por el Notario el hecho de la reconstitución, cuando ésta se verificare con expresión de la fecha y número del acta de protocolización.
3.ª Los documentos que no sean susceptibles de encuadernación se conservarán en sendas carpetas, con la numeración que, conforme a los índices, les corresponda dentro del año respectivo.
4.ª Para la reconstitución de cada instrumento público inutilizado, deberá formalizarse un expediente al siguiente tenor:
a) Se incoará mediante instancia de parte interesada o de su representante, y se reconoce personalidad para este objeto a las personas que, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 17 de la Ley de 28 de mayo de 1862, y 224 y siguientes de este Reglamento, tengan derecho a obtener copia autorizada del documento que se trate de reconstruir.
b) La instancia se presentará ante el Notario titular, el cual consignará con certificación, a continuación de la instancia, lo que resulte del acta expresada en la regla primera en lo que haga relación al instrumento que se trate de reconstituir; también certificará de lo que resulte en los índices respecto del mismo instrumento, y si éstos hubiesen desaparecido, se incorporará certificación de los del Colegio Notarial.
c) El solicitante presentará también los medios de prueba, expresará los nombres de las personas que hayan de declarar y manifestará los nombres y domicilios de las que sepa que tienen su domicilio en España y están interesadas en el documento.
d) Los medios de prueba serán: las copias autorizadas con las formalidades de derecho, las demás copias y los testimonios, los documentos que hagan referencia a las mismas copias o a los originales o sean consecuencia o efecto de unos y otros, los certificados y documentos expedidos en los Registros y oficinas públicas, las declaraciones de los testigos, los informes periciales, la declaración jurada de los interesados o de sus representantes y cualquier otro medio que se estime pertinente.
e) Si se presentare copia del documento inutilizado expedida con las formalidades de derecho, el Notario la remitirá a la Junta directiva del Colegio Notarial, la cual acordará su protocolización si la considera auténtica, después de cotejar el signo, firma y rúbrica con los que obran en el correspondiente libro del mismo o de otro Colegio, consignándose como resultado de tal cotejo un legalización por el Decano y el Secretario del Colegio Notarial a continuación de la copia misma, expresando en ella que se hace para los efectos de protocolización en sustitución del original, y en caso contrario, denegará la protocolización y devolverá el expediente, que podrá ser ampliado con otras pruebas, tramitándose en la forma que se expresa en los apartados siguientes.
f) En los demás casos, el Notario citará, con la mayor urgencia, a los interesados en el documento, señalándoles un plazo no menor a treinta días para que comparezcan en la Notaría. También se citará al Notario autorizante del documento inutilizado, si no fuera el mismo titular, para que remita declaración detallada, autorizada con su signo, firma y sello, o concurra el día que se haya de examinar la prueba.
g) El examen y desarrollo de prueba se consignará en un acta, en la cual el Notario titular hará constar el resultado de las declaraciones y reseñará con detalle las copias y documentos presentados, y si el Notario autorizante del documento fuera el mismo titular de la Notaría hará constar, además, lo que conozca directamente sobre dicho documento. La prueba deberá dirigirse a demostrar el contenido y la forma del instrumento que se trate de reconstruir o los detalles que falten (en los casos de deterioro parcial) y, por tanto, se dirá su clase y se expresará fielmente su contenido. En el desarrollo de la prueba, el Notario que interviene deberá cerciorarse de la firmeza de las declaraciones, y requerirá al solicitante y a los declarantes para que manifiesten si conocen el domicilio en España de alguno o algunos de los interesados en el documento que no hubiesen sido citados personalmente, y en tal caso, se les notificará la existencia del expediente y el trámite en que se halle. Al levantar el acta hará constar, razonándolo, el juicio que la prueba le merezca.
h) Todas las citaciones y notificaciones se practicarán con la máxima urgencia, y se expresarán por diligencia en el expediente, bajo la responsabilidad del Notario que lo instruya.
i) Aportada y ultimada la prueba, se remitirá el expediente a la Junta directiva del Colegio Notarial, la cual emitirá informe razonado y, a su vez, lo remitirá al Juzgado de Primera Instancia del partido donde radique la Notaría cuyo protocolo se trate de reconstituir.
j) El Juez de Primera Instancia examinará el expediente, apreciará la prueba que, en caso necesario, podrá ampliar para mejor proveer, y si la encontrare bastante y eficaz, aprobará el expediente y ordenará que se protocolice.
k) La protocolización se concretará al auto judicial y al documento mismo que según lo acreditado en el expediente, ha de sustituir al original destruido, y los demás documentos del expediente se conservarán en la Notaría en legajo especial al cual se hace referencia al formalizarse la protocolización.
5.ª El instrumento público así reconstituido tendrá la eficacia jurídica correspondiente al original destruido.
6.ª En el caso de que se impugnare por quien justifique interés legítimo la reconstitución del instrumento durante la tramitación del expediente, éste quedará en suspenso hasta que termine el juicio declarativo que el impugnante promueva. Si no se promoviere en el plazo de treinta días, se levantará la suspensión, así como en el caso de caducidad de la instancia.
7.ª Cualquier inexactitud sustantiva en las declaraciones juradas que formulen los interesados o sus representantes, será considerada como falsedad en documento público.
8.ª Los derechos de los Notarios y de los demás funcionarios que intervengan en la reconstitución de protocolos, se regularán por sus respectivos aranceles, reduciéndolos al diez por ciento.
9.ª En su actuación profesional referente a la reconstitución de protocolos, los Notarios quedan exentos de pagar la contribución de utilidades y las cantidades por folio protocolado correspondientes a la Mutualidad Notarial.
Buenos días. Hay una cosa que no entiendo, y es como se numeran los diversos instrumentos notariales. Es decir: ¿se sigue un número correlativo, dando igual que, por ejemplo, el número 539 sea una escritura de poder y el nº 540 un testamento, o cada uno lleva una numeración distinta?
Saludos.
Hola Francisco de Paula.
Efectivamente, en España la numeración del protocolo, es correlativa (esto es, cada escritura tiene el número de protocolo siguiente a la inmediata autoriza con anterioridad) comenzando la numeración el día uno de enero de cada año y terminando el 31 de diciembre.
Si en un año una notaría queda vacante y se cubre, el sucesor, continuará por el número de protocolo inmediato siguiente al último autorizado por su antecesor (eso si, entre medias habrá una diligencia de cierre y otra de continuación)
Me consta que hay países en Iberoamérica, en lo que la numeración también es correlativa, pero desde la toma de posesión del notario, independientemente del tiempo que sirva la Notaría.
Saludos
Has comentado en la entrada que si se pierde el protocolo se reconstruye, ¿Cómo se hace esto?, ¿Tirando de archivos informáticos y llamando a todos los interesados para que presenten las copias autorizadas? Porque lo cierto es que siempre me he preguntado qué pasa si hay un incendio en la Notaría o en un Registro, porque se perdería todo irremediablemente y sería un problema curioso.Tengo información de mi mamá a años atrás ella tuvo conocimiento y lo he visto, leído escrituras de propiedades en Martos Jaén pero se perdió en un encendió, como hago para rescatar????
Hola Gracy
Pues afortunadamente no se me ha dado el caso, pero una fórmula sencilla es convertir las copias autorizada en matrices, otras sería tirar de las notas registrales y archivos informáticos; sea como fuere es un proceso regulado rigurosamente en el Reglamento Notarial, en el que interviene la Junta Directiva y son citados los interesados.
Saludos
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