La legitimación de firms forma parte del trabajo habitual de los Notarios, no obstante suele haber errores y equivocaciones que trato de explicar en este post, y especialmente a los dos señores, que tras hablar conmigo salieron muy indignados (con la indignación propia de quien pretendiendo hacer algo, con el simple argumento de “quien paga manda“, se topa con que hay personas que responden “quien paga no manda, simplemente compra lo que está en venta, y yo no vendo nada, simplemente presto un servicio público sujeto al imperio de la ley“).

¿Cuanto cuesta una legitimación de firma ante notario?

Por la legitimación de firma se percibirán 6,010121 €; por cada firma más contenida en el mismo documento, se devengarán 3,005061 €, según la norma 5 del Arancel Notarial (obviamente incrementado con el IVA correspondiente, y el suplido del impuesto de Actos Jurídicos Documentados que son 0,15€).

¿Para qué sirve una legitimación notarial de firma?

  1. Para acreditar el hecho de que una firma ha sido puesta en presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada.
  2. También para dar fecha fehaciente a un documento (art 1227 del Código Civil).

 

Como vemos: la legitimación notarial de firmas tiene su valor, pero es un valor escaso (igual que escaso es su coste); lo cual no quiere decir que el  ciudadano pueda libremente elegir entre legitimar la firma de un documento o hacer una escritura, ni que el notario asuma más responsabilidades de las que proceden

El notario no asumirá responsabilidad por el contenido del documento cuyas firmas legitime (art 256.2 Reglamento Notarial).

Ello quiere decir que el Notario no controla la legalidad de dicho contenido, aunque, como seguidamente veremos tampoco es exactamente así, pues puede negarse a legitimar la firma en atención al contenido del documento cuya firma se trata de legitimar.

Lo que quiere decir el artículo que cito, es que un documento privado con firma legitimada notarialmente, sigue siendo documento privado:

  1. Al no ser elaborado por el Notario, este no tiene responsabilidad alguna por su contenido, y especialmente por dicha elaboración, sin que pueda el Notario subsanar el documento (cosa muy frecuente en los certificados de acuerdos de sociedades).
  2. Tampoco tiene el Notario, el deber de asesorar a las partes; con las responsabilidades que ello implica para el Notario, y ventajas que ello aporta al ciudadano (por supuesto que cualquier asesoramiento que haga lo presta como jurista y por tanto puede cobrarlo al mismo precio que cualquier jurista).
  3. Tampoco tiene el Notario que rellenar el documento, y si lo nace, nuevamente estamos hablando de un servicio que no presta como Notario sino como jurista (con los consiguientes costes).
  4. Finalmente, y como veremos, el documento carece del valor especial que tiene un documento público.

 

¿Cabe la legitimación notarial de la firma de cualquier documento?

La respuesta es no dado que el artículo 258 del Reglamento Notarial dispone:

Sólo podrán ser objeto de testimonios de legitimación de firmas los documentos y las certificaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal, siempre que estos documentos no sean de los comprendidos en el artículo 1280 del Código Civil, o en cualquier otro precepto que exija la escritura pública como requisito de existencia o de eficacia. Queda a salvo lo dispuesto para las actas de exhibición de documentos.

No podrán ser objeto de dichos testimonios la prestación unilateral de garantías, ni los contratos de carácter mercantil que el artículo 144 de este Reglamento define como propios de las pólizas cuando exista pluralidad de partes con intereses contrapuestos.

¿ Que significa que se impide la legitimación de firmas de documentos que contienen actos o contratos que han de constar en escritura?

Pues que el ciudadano puede decidir entre hacer una escritura o un documento privado (salvo casos excepcionales) dado que en España los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento (art 1258 del Código Civil); sin embargo, y si opta por el documento privado: ni existe la posibilidad de convertirlo en escritura mediante la legitimación notarial de firma, ni si quiera puede legitimarse la firma por un Notario (sobre todo para evitar engaños y falsas apariencias).

 El requisito de escritura pública, puede ser exigido por la ley:

  1. Para la existencia del acto o contrato (como la donación de inmuebles, la hipoteca, la renuncia de herencia, o la venta de participaciones de una sociedad).
  2. Para la eficacia del acto o contrato (como sucede en cualquier contrato que contenga obligaciones -y creed que pocos son los contratos que no contengan obligaciones, si bien han de tratarse de obligaciones exigibles en juicio ejecutivo-).

 

Mención especial merece que no cabe legitimar las firmas de las pólizas, y especialmente de avales; lo cual es sensato, dado el carácter ejecutivo de una póliza, y la necesaria labor de asesoramiento e información por el notario (en los avales además hay que recordar que tributan por el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales).

¿Qué pasa con lo impuestos que gravan un documento cuya firma se legitima notoriamente?

Sería muy fácil presentar un documento privado al Notario, para que legitime las firmas, y así conseguir que el documento tenga fecha fehaciente a los efectos del artículo 1227 del Código Civil, por lo que empezarían a correr los plazos de prescripción de impuestos.

Fácil es, pero el Notario se negará a hacerlo, pues dos normas se lo impiden:

  1. El art 252.2 del Reglamento Notarial, dispone “Los documentos privados que deban ser obligatoriamente presentados ante la Administración Tributaria sólo podrán ser testimoniados cuando conste su presentación“.
  2. En idéntico sentido se manifiestan el artículo 99 del RD 1629/91 (Reglamento del Impuesto de Sucesiones y Donaciones) y el artículo 122 del RD 828/95 (Reglamento del Impuesto Sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos documentados).

 

En definitiva, nada impide legitimar la firma de un documento privado que contenga un acto sujeto a algún impuesto, pero siempre que previamente dichos impuestos se hayan liquidado, y por supuesto respetando los límites que ya hemos visto que establece el artículo 258 del Reglamento.

¿Que pasa si el documento privado contiene un acto que debe constar en escritura pública?

Como hemos visto no puede ser legitimada la firma de dicho documento, pues el Notario debe elevarlo a escritura pública (con el consentimiento de todas las partes).

Supongo que más de uno pensará que soy un miserable y que lo que trato es de obtener más beneficios firmando escrituras que haciendo testimonios de legitimación de firma, al menos así me lo ha planteado más de uno (consciente de la diferencia de coste entre la escritura y el testimonio).

En casos dudosos, he llegado ha ofrecerme a hacer la escritura y condonarla, pues la regla que preside la actuación del Notario, es la de la legalidad, no la de la economía (por más que obviamente reconozco que trabajo por dinero….como todo el mundo).

No es ni una cuestión reglamentaria, ni una cuestión económica la que me mueve (aunque ambas serían legítimas) sino una mera cuestión de sentido común.

En la escritura el Notario atiende a las partes, examina el negocio, ofrece una garantía de legalidad y dota al documento de un especial valor, que bajo ningún concepto tendría con la legitimación de firmas, y sinceramente aunque entiendo que a todos nos gusta recibir duros por pesetas, en la práctica es algo imposible, y tan sinvergüenza es quien pretende obtenerlo como el que se presta a ello (no obstante os confieso que hay muchos casos dudosos).

  1. Sólo la copia de una escritura es título ejecutivo a los efectos del artículo 517 .2 (apodos 4 y 5) de la Ley de Enjuiciamiento Civil; por lo que legitimar la firma de un documento privado no va a impedir un juicio declarativo, cuyo coste y tiempo de duración son infinitamente superiores al coste de una escritura de préstamo o de reconocimiento de deuda.
  2. Porque el documento privado con firma legitimada notariamente, sigue siendo documento privado, salvo que la fecha es fehaciente y no se duda de la autoría de la firma. Ello priva al documento de la fuerza probatoria de los artículos 317 a 323 de la Ley de Enjuiciamiento Civil; por lo que  no hace prueba plena del hecho, acto o estado de cosas que documenten, de la fecha en que se produce esa documentación y de la identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella. En este sentido, ni implica juicio de la capacidad del que firma el documento, ni que el firmante entienda dicho documento, ni funcionario público alguno analiza la legalidad del mismo (aunque el documento proviniera de un jurista, obviamente dicho jurista no tiene el deber de imparcialidad que se impone al notario).
  3. Respecto de la firma, sinceramente firmar un documento no es sino la manifestación formal de un consentimiento, pero lo importante es dicho consentimiento, por lo que nada protege una legitimación notarial de firmas frente a los vicios de consentimiento (por ejemplo cabe legitimar la firma de un borracho, pero no autorizarle una escritura).
  4. Porque el Notario no sólo elabora escrituras, sino que cumple con múltiples obligaciones adicionales dispersas en diversas leyes, que tratan de proteger a las partes. Así en una compraventa de inmuebles, tiene obligación de pedir información registra del estado de cargas y presentar la escritura en el Registro (con el objeto de evitar cargas ocultas) pregunta y pide un certificado de deudas con la comunidad de propietarios, pregunta el estado de deudas con el IBI, comunicando a Catastro el Cambio de titularidad (siempre que tenga la referencia catastral) y sólo pongo una serie de ejemplos.

 

¿Como puede hacerse una legitimación notarial de firmas?

  1. Firmando ante Notario.
  2. Confesando ante Notario la autoría de la firma.
  3. Pidiendo al Notario que emita un juicio sobre si la firma del documento pertenece o no a una persona.

 

Con diferencia la última de las posibilidades es la que plantea mayores problemas, y especialmente si cabe cotejar la firma con el DNI de una persona, así como si sólo el firmante del documento o cualquiera con interés legítimo puede requerir al Notario.

¿Puede legitimarse notarialmente la firma de un documento por cotejo con el DNI?

Lo sostengo porque el artículo 259 del Reglamento Notarial, no usa la palabra sólo, y por tanto da al Notario soluciones para emitir su juicio, pero en ningún momento las únicas soluciones posibles.

Ante todo una forma de legitimación es que el Notario emita un juicio sobre si la firma de un documento pertenece o no a una persona; siendo este, junto con las actas de Notoriedad, uno de los pocos casos en los que los Notarios pueden emitir juicios de valor, además de dar fe de lo que ve, oye o percibe por los sentidos.

Cabría decir que el Notario no es perito calígrafo, y es cierto, pero si no lo es para cotejar la firma de un DNI tampoco lo es para cotejar la firma que obra en su protocolo, siendo que en el DNI la firma se estampa ante un funcionario público y tiene por objeto identificar a la persona.

¿Puede pedir la legitimación de firma de un documento alguien que no ha suscrito el documento?

Lo cierto es que entiendo que cualquier persona con interés legítimo, o cualquiera que ostente la representación del firmante puede pedir la legitimación de la firma de una persona puesta en un documento, y el hecho de que quepa legitimar firmas en base al juicio del Notario, es prueba de que no es necesaria la presencia física del firmante.

Especialmente lo veo viable en dos casos:

  1. Quien otorgue un documento Notarial al que deba de incorporarse otro documento firmado por un tercero, cuya firma haya de ser legitimada notarialmente (el ejemplo típico son los certificados de arquitectos e ingenieros que hay que aportar en las declaraciones de obras nuevas, o certificados de acuerdos sociales que hay que aportar a numerosas escrituras que se inscriben en el Registro Mercantil).
  2. Quien ostente una relación de negocio con el firmante de un documento, un ejemplo típico es el de numerosas gestorias, que necesitan presentar instancias o escritos de sus clientes ante las administraciones públicas, cuando estas piden que las firmas sean legitimadas notarialmente.

 

Pese a lo dicho, un mínimo de rigor por parte del Notario, apreciando el interés legítimo del solicitante no está de más. 

¿Cabe la legitimación notarial de firmas de un documento en blanco?

Era el primero de los casos que apareció en mi despacho, y se trataba de un señor (por su acento no era del pueblo) que pretendía firmar un folio en blanco para que yo le legitimara la firma.

La respuesta es negativa, pues un documento en blanco no es propiamente un documento, al carecer de contenido.

Por otra parte, el que el Notario no asuma responsabilidades por el contenido del documento, no impide, que haya de examinarlo, y la falta de algún dato impide el control de legalidad.

Especialmente importante es la posibilidad de conceder poderes ante hacienda en documento privado con firma legitimada notarialmente, que contempla el artículo 111 del RD 1065/2007.

Es frecuente que en dichos documentos, los comparecientes dejen en blanco: o sus datos personales o los del apoderado, siendo que no cabe la legitimación de firmas en este caso, pues la falta de poderdante o apoderado hace que el documento no sea un poder y por tanto no estemos ante el supuesto que contempla la norma que cito.

Es habitual que cuando eso sucede, alguien me pida que le rellene yo el documento, y siempre le contesto lo mismo: yo hago escrituras, no relleno documentos, si Ud quiere ahorrarse mis honorarios está en su perfecto derecho, pero no pretenda que yo trabaje gratis para Ud y asuma además responsabilidades por ello “¿entraría Ud en un bar a pedir un vaso de agua, con un litro de cerveza en la mano, y tras beber el agua, le pediría al camarero que le abra la cerveza y le rellene con ella el vaso?”.

¿Puede legitimarse la firma de un documento redactado en idioma extranjero?

Era el segundo de los casos que citaba al comienzo de este post, se trataba de un documento redactado en ingles (idioma que entiendo relativamente, pero obviamente no como el español, y mucho menos a nivel técnico).

El documento por lo que me explicó el señor era un contrato con una compañía situada en el extranjero en el que invertía en una empresa de extracción de oro, mil euros; y a cambio, y con un contrato de seguro de por medio, le garantizaban que ganaría varios millones de euros.

El tufo a estafa era tal, que por más que insistía en firmarlo, acabé indicándole con toda la amabilidad de la que fui capaz, que acudiera a cualquiera de las otras dos Notarías de la localidad.

Lo cierto es que el art 252.2 del Reglamento Notarial dispone que no cabe testimoniar documentos “.. redactados en lengua que no sea oficial en el lugar de expedición del testimonio y que el notario desconozca, salvo que les acompañe su traducción oficial“.

La solución en estos casos es levantar un acta en la que se incorpore dicho documento.

¿Cómo legitima el Notario la firma de quien no sabe firmar?

La solución la ofrece el artículo 260 del Reglamento Notarial, permitiendo la legitimación de la huella dactilar, aunque por aplicación del artículo 195 del Reglamento Notarial entiendo que es necesaria la presencia de un testigo.

¿Cabe legitimar notarialmente una firma electrónica?

La respuesta es afirmativa y la contempla el artículo 261 del Reglamento Notarial que dispone:

1. El notario podrá legitimar las firmas electrónicas reconocidas puestas en los documentos en formato electrónico comprendidos en el ámbito del artículo 258. Esta legitimación notarial tendrá el mismo valor que la que efectúe el Notario respecto de documentos en soporte papel. La legitimación notarial de firma electrónica queda sujeta a las siguientes reglas:

1.ª El notario identificará al signatario y comprobará la vigencia del certificado reconocido en que se base la firma electrónica generada por un dispositivo seguro de creación de firma.

2.ª El notario presenciará la firma por el signatario del archivo informático que contenga el documento.

3.ª La legitimación se hará constar mediante diligencia en formato electrónico, extendido por el notario con firma electrónica reconocida.

2. La legitimación a que se refiere el apartado anterior se entenderá sin perjuicio de aquellos otros procedimientos de legitimación, distintos del notarial, previstos en la legislación vigente.

Es curioso, que un artículo relativamente reciente, hoy en día haya quedado obsoleto a la luz del reglamento eIDAS 910/2014, y sinceramente dudo que el autor de esta norma sepa que es una legitimación de firma.

Más ampliamente trata el tema de la legitimación de firma electrónica el blog de mi compañero José Carmelo Llopis Benlloch.

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