Es frecuente que a los Notarios nos llamen quisquillosos, y una de esas veces es cuando alguien viene a la Notaría con una fotocopia o una copia simple de un poder y le decimos que necesitamos los originales.

Aunque no lo creáis, la función del Notario, no es la de plantear problemas, sino la de resolverlos; simplemente aplicamos la ley, y aunque a veces creáis que estamos fastidiando, en realidad lo que hacemos es proteger, en concreto, pidiendo  el original del poder (en realidad copia autorizada) lo que estamos haciendo es proteger al poderdante (esto es a quien concedió el poder).

En todo caso, no es que el Notario pida los “originales del poder”; es que siempre que actuéis con alguien, y este tenga un poder ajeno también vosotros deberíais pedir los “originales del poder” (o copia autorizada, que es como se llama técnicamente),  aquí os explico por qué.

¿Por qué el Notario pide la copia autorizada del poder?

Porque es la única manera de saber si el poder está vigente.

Ten en cuenta que lo importante no es que alguien te autorice para que hagas algo en su nombre (eso es un poder) sino que esa autorización esté vigente cuando vayas a hacerlo, dado que todo poder es revocable, y la revocación lleva aparejada el reclamar al apoderado la copia autorizada del poder (Artículo 1733 del Código Civil) .

Sin embargo, pidiendo la copia autorizada del poder el Notario no sólo protege al poderdante, sino también al apoderado, que amargamente suele quejarse de los quisquilloso que es el Notario (eso si, pocos asumen su irresponsabilidad de no llevar consigo la copia del poder).

Por si no lo sabéis, todo aquel que actúe representando a otro, responde de su actuación (Artículos 1725 y 1726 del Código Civil) y no acreditar debidamente la representación puede llevar aparejadas responsabilidades.

¿Por qué te pide la copia autorizada, aunque el poder lo firmaras ante el mismo Notario?

Como te he dicho, todo poder puede revocarse, pero la revocación puede hacerse ante otro Notario distinto del que autorizó el poder.

Es cierto que el Notario que revoca un poder ha de comunicarlo al que lo autorizó, sin embargo:

  1. Es posible que la notificación no haya llegado aún a la Notaría.
  2. Muchas veces se revocan poderes y el poderdante desconoce la fecha y notario que lo autorizó por lo que la comunicación es imposible.

 

¿Por qué no valen las fotocopias compulsadas del poder?

Porque la compulsa no es sino una forma de acreditar ante la administración que el documento presentado en dicha administración para un procedimiento, se corresponde con el original que has presentado junto a la fotocopia.

Sin embargo la compulsa sólo vale para el procedimiento para el que has presentado el original y la fotocopia, no vale para otros procedimientos, y mucho menos fuera de la administración.

¿Por qué no valen las copias simples del poder?

El notario puede darte copia simple del poder, pero de dicha copia no deja constancia en la escritura (a diferencia de la copia autorizada).

Buscando la escritura del poder se saben cuantas copias autorizadas se han expedido del mismo, pero no las copias simples, de modo que cuando el se revoca el poder, y se pide la copia, sólo se piden las copias autorizadas (que son las únicas que pueden conocerse) pero no las simples.

¿Por qué no vale la fotocopia del poder?

Este caso es peor aún que el anterior, pues la copia simple al menos la expide el Notario en papel oficial de los colegios notariales, sin embargo la fotocopia no está bajo el control del notario, amén de que las posibilidades de manipulación de una fotocopia están al alcance de cualquiera (en otros post he comentado como de pequeño fotocopié mi DNI para poner que era estudiante de medicina y poder entrar en un hospital a ver a mi padre).

¿Hay solución si se me ha olvidado la copia autorizada del poder?

Nada impide que el Notario autorice el documento aunque el apoderado no haya aportado la copia autorizada del poder, para ello basta con que así se indique y que se aporten con posterioridad, si bien:

  1. Deben aceptarlo todas las partes.
  2. Debe aceptarlo el Notario.

 

No te engaño, difícilmente lo aceptarán, pues ello supone que tu falta de previsión suponga que alguien asuma un riesgo, y cuando se va a la Notaría es porque precisamente nadie quiere asumir riesgos.

Tienes que tener en cuenta que las personas no tienen por qué confiar en ti, y que se aplica el dicho “la mujer del Cesar ha de ser honesta y parecerlo”, por lo que en vez de sentirte tan ofendido porque no has aportado un documento que sabes que tienes que llevar, plantéate si tu aceptarías contratar con otro, sin tener la certeza de que tu contrato es válido.

¿Habría alguna alternativa tecnológica para no tener que cargar con la copia del poder notarial?

Actualmente no hay problema alguno en remitir copias autorizadas electrónicas de los poderes en notarías, de modo que en cierta manera se logra firmar en una Notaría aunque las partes estén en distintos lugares.

No obstante, no hay actualmente un host Notarial para copias autorizadas de documentos notariales, y cada vez veo más necesario crear una forma de  custodiar de forma segura una copia autorizada electrónica de un poder notarial (y de documentos notariales en general).

A mi juicio la solución tecnológica puede venir de la tecnología Bitcoin, y en concreto de la posibilidad de adjuntar archivos a una cadena de bloques o blockchain; en todo caso nada impide que la plataforma tecnológica del notariado (ANCERT) habilite un servicio de host para depositar copia autorizada de los poderes, similar a la que ya existe en materia de poderes para pleitos, y empezara a ofrecer un host documental al cliente que quiera tener archivada en la nube la copia autorizada de sus documentos (incluso no sólo los poderes).

¿Habría alguna solución tecnológica para comprobar si el poder está vigente?

Si se trata de poderes civiles

El Consejo General del Notariado desde 1 enero 2001, creó un registro de revocación de poderes, que fue una gran innovación y de mucha utilidad, pues permitía on line a todos los Notarios consultar si un poder había sido o no revocado, y evitaba muchos problemas.

No era registro oficial, sino una base de datos informática, actualizada y utilizable como herramienta de trabajo; de hecho en la reforma del Reglamento Notarial de 19 de Enero de 2007, se consagró esta figura, que no obstante a instancias del Colegio Nacional de Registradores fue suprimida por sentencia del Tribunal Supremo de 20 de Mayo de 2008.

Desde aquí celebro la paralización de la reforma de la ley del Registro Civil, en muchos de cuyos proyectos se obligaba a la inscripción en dicho registro de los poderes, pues considero que es un grave ataque a la privacidad del ciudadano y nada tiene que ver el tema con el estado o situación civil de la persona.

En los poderes mercantiles

Estos poderes son inscribibles en el el Registro Mercantil, es más su falta de inscripción impide oponerlos a terceros, lo mismo que la falta de inscripción de la revocación de los mismos.

Consultando la web del Registro Mercantil, puede obtenerse información a un coste razonable, que nos permita comprobar: tanto si el poder existe, como si está vigente.

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