Es frecuente que tanto en este blog como en el despacho, me pregunten algunas personas que han perdido su escritura, y se encuentran preocupadas porque creen que al tener la escritura perdida, han perdido su propiedad.

Quiero tranquilizaros, pues lo que perdéis no es la escritura, sino la copia de la misma, y casi siempre es posible conseguir otra copia.

Debéis de tener en cuenta, que lo que hace que seais dueños de vuestras casas es el contrato que celebráis, no la escritura que documenta el contrato.

Dicho de forma técnica, la propiedad se adquiere en virtud de la teoría del título y del modo que consagra el artículo 609 del Código Civil.

La escritura sólo es el soporte de dicho contrato, pero este se perfecciona por el mero consentimiento (Arts 1258 y en relación a la compraventa 1446 y 140 del Código Civil) tal y como os explico en este blog cuando hablo del hecho de que no es problema tener la casa sin escrituras.

¿Por qué no tengo la escritura pedida?

Porque el notario siempre conserva la escritura y sólo facilita copias, por lo que lo que en realidad has perdido es una copia, pero la escritura sigue siempre en el mismo sitio.

Tal y como te explico en este post, el Notario conserva las escritura y las ordena formando el Protocolo Notarial.

¿Por qué el Notario conserva siempre la copia de la escritura?

1.- Porque se evitan manipulaciones en la escritura.

No es la primera ni la última vez que se manipula la copia de una escritura, y la picaresca da para un anecdotario.

Sin embargo, si consideras que se ha manipulado la copia que te presentan, basta con pedir el cotejo con el original, pues este siempre lo conserva el Notario.

De la impugnación de la copia de una escritura se ocupa el artículo 1220 del Código Civil y de la exhibición del protocolo el artículo  282 del Reglamento Notarial.

2.- Porque así se pueden sacar más copias de la escritura.

Puede que sea necesario sacar más copias de la escrirura que firmaste: bien porque tengas que hacer algún trámite inesperado, o precisamente porque has perdido tu copia.

3.- Porque así es como se evita que tu escritura se pierda.

De hecho, no es que el Notario conserve tu escritura, sino que está regulada hasta la forma de encuadernación de la escritura.

En definitiva, cada uno conserva sus copias como quiere, mientras que está legal y rigurosamente regulado cómo ha de conservar el Notario las escrituras (yo he llegado a custodiar escrituras del S XV)

El Notario no puede hacer milagros si tienes la copia de tu escritura perdida

Tienes que comprender que si tu no recuerdas cuando firmaste y si no te molestaste en inscribir la escritura en el Registro de la Propiedad, tu eres el custodio del documento que te entregan, y que el Notario no pude acordarse de una escritura que firmó hace años.

Es posible que firmaras ante el mismo Notario, y que conserve informatizada la contabilidad, en cuyo caso ningún problema hay en encontrar tu escritura.

Sin embargo, no deja de ser frecuente que muchos años despues de la firma, y ante otro Notario, alguien aparezca preguntando por su escritura (me han llegado a decir que recordaban que la operación se firmó en los años ochenta, y que si podría comprobar esa década)

Tengo la escritura perdida y el notario ya no está en esa Notaría

Encontrar al Notario es lo más fácil que puede hacerse, pues tu escritura se queda en la Notaría en la que firmaste, y siempre hay: o un sucesor o un sustituto que custodia el protocolo en el que está tu escritura.

En este enlace de la web del Consejo General del Notariado puedes encontrar tanto quien es el que conserva el protocolo, como buscar notarios (sea por nombre o localidad).

Tengo la escritura perdida y no recuerdo cuando la firme

1.- Si tuviste la prudencia de inscribir la escritura en el Registro de la Propiedad.

Basta con que pidas una nota simple, pues en ella se indicará en qué fecha y ante qué Notario se firmó la escritura.

La nota simple puedes obtenerla:

  1. Acudiendo al Registro de la Propiedad personalmente (el coste es de 3,005061 euros más IVA, por tanto más económico, pero más incómodo)
  2. On line (el coste es de 9,02 más IVA por finca, es por tanto más costoso, pero más cómodo)

 

2.- Si no inscribiste la escritura en el Registro de la Propiedad.

Empieza a ser casi imposible encontrar la escritura, pues el Notario es cierto que conserva los originales, más los archiva por riguroso orden de firma, y por tanto, salvo que le indiques la fecha exacta en la que se firmó la escritura, no podrá encontrarla.

Es posible que no recuerdes la fecha exacta, pero si aproximada, en cuyo caso, y dentro de unos límites razonables, el Notario ha de buscarla (obviamente no es razonable quien pretenda que se busque entre todas las escrituras de un año o varios meses)

3.- Si la escritura la firmó una persona fallecida

Actualmente hay un aplicativo del Consejo General del Notariado, que es el Informe de Actividad del Difunto, por el que acreditando la defunción y tu interés legítmo, puede el Notario levantar un acta y consultar las bases de datos del Índice Único Informatizado.

El único inconveniente es que dicho índice sólo contiene información desde el 1 de enero de 2007, que es cuando definitivamente se implanta, aunque ya desde 2004 había remisiones telemáticas.

4.- ¿Puedo consultar las bases de datos del Notariado, en relación a las escrituras que yo mismo he firmado?

Igualmente y levantando un acta notarial, el Notario puede consultar qué información han remitido todos los Notarios de España a través del Índice único desde el 1 de Enero de 2007 en relación a personas vivas.

Obviamente sólo tu, o quien acredite debidamente tu representación puede obtener dicha inofrmación.

¿Por qué me cobra el Notario por darme una nueva copia de mi escritura?

Simplemente porque le estas pidiendo un servicio, y por tanto está trabajando para ti.

El coste de la copia depende de:

  • Si pides una copia autorizada o simple
  • El número de folios que tenga (La autorizada cuesta 3,005061 € por cada folio o parte de él, y a partir del duodécimo folio inclusive, se percibirá la mitad de la cantidad anterior. Las copias simples devengarán a razón de 0,601012 € por folio)
  • La antigüedad (cuando tengan más de cinco años de antigüedad, se percibirán derechos dobles y, además, por derechos de custodia, 0,601012 € por cada año o fracción de antigüedad del documento)

 

Ya te he comentado que todas las escrituras las encuaderna el Notario a su propia costa; e igualmente ha de disponer de un espacio para la conservación (no creas que se trata de una pequeña habitación, pues cuando menos en ella se conservan todas las escrituras que tengan menos de 25 años de antigüedad y eso son fácilmente más de 300 tomos)

Es significativa la explicación que mi empleado Santi le dio un día a un joven que vestido con ropa deportiva y muy musculado, a voz en grito protestaba por el coste por custodia…”¿De verdad protestas cuando pagas en el gimnasio por una taquilla de varios centímetros cuarenta euros mensuales para poder guardar un bote de champú que has comprado en la farmacia y que vale un pastón,…por qué no guardaste la copia en esa taquilla?

 

Fotografía cortesía de Tim Green editada con Canva

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